DocArch Biz- archiwizacja dla biznesu

Elektroniczna archiwizacja dokumentów umożliwia przetworzenie dokumentów papierowych znajdujących się w archiwach zakładowych w ich wersje cyfrowe przyspieszając dostęp do nich. Jest to jedna z najważniejszych cech systemu DocArch. Kolejną istotną cechą jest możliwość zabezpieczenia dokumentów przed ryzykiem utraty / zniszczenia tych dokumentów poprzez czyjeś celowe działanie lub niebezpieczeństwem wystawienia siły wyższej takiej jak powodzie, pożary lub oddziaływanie niekorzystnych czynników zewnętrznych.

Unikalne rozwiązanie informatyczne jakim jest DocArch łączy zastosowanie skanerów dokumentów z funkcjonalnym systemem umożliwiającym katalogowania przetwarzanych dokumentów, opisywanie ich metadanymi oraz zarządzanie uprawnieniami w zakresie dostępu . Nieocenioną cechą systemu okazać się może też fakt, że system umożliwia określenie rodzaju dokumentów oraz ich wzajemnych relacji. Umożliwia to katalogowanie aktów prawnych, zarządzeń oraz przepisów w sposób jednolity wskazujący zawsze na aktualny dokument.

Wdrożenie systemu DocArch prowadzi do podwyższenia jakości obsługi klientów i kontrahentów poprzez natychmiastową dostępność do przechowywanych dokumentów elektronicznych a zestaw uprawnień pozwala udostępniać dokumenty tylko uprawnionym osobom oraz wykonywać określone przez administratora czynności.

Wyszukanie danych archiwalnych zgromadzonych na papierze może trwać od kilku minut do kilku dni w zależności od umiejscowienia archiwum i okresu przechowywania szukanego dokumentu, podczas gdy w archiwum elektronicznym odnalezienie określonego dokumentu liczone jest w sekundach.

Dzięki trwałości zapisu obrazów dokumentów zapisanych na nośnikach informacji (w zależności od stosowanej technologii wynoszącej od 100 do nawet 300 lat) mogą być one odporne zarówno na pole magnetyczne, promieniowanie Roentgena czy wodę. Niewielkiej wielkości nośniki mogą być umieszczane w szafach odpornych termicznie, mechanicznie itp., a jednocześnie rozmiary tych nośników ułatwiają sprawne dokonanie ewakuacji, jeżeli zajdzie taka potrzeba.

System DocArch może służyć do przechowywania dowolnych plików, które stanowią elektroniczne kopie dokumentów papierowych jak również pliki multimedialne, nagrania rozmów telefonicznych, zdjęcia, dokumenty elektroniczne i e-faktury. System jednak stworzony jest do archiwizacji zasobu papierowego podlegającego po określonym czasie przechowywania brakowaniu lub przekazywaniu do Archiwum Państwowego.
Archiwizacja elektroniczna pozwala zredukować nakłady na zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem, np. przed pożarem, powodzią, zniszczeniem przez pracowników. Ponadto zmniejszone zostaną koszty magazynowania wszelkiej dokumentacji.

Funkcjonalnie w systemie można prowadzić następujące archiwa dokumentów:

• elektroniczne archiwum dokumentów rozliczeniowych,
• elektroniczne archiwum dokumentów księgowych (w tym e-faktur),
• elektroniczne archiwum dokumentów kredytowych,
• elektroniczne archiwum dokumentów kadrowych,
• elektroniczne archiwum bankowych kart wzorów podpisów,
• elektroniczne archiwum dokumentów leasingowych i factoringowych,
• elektroniczne archiwum dokumentów ubezpieczeniowych.
• elektroniczne archiwum dokumentów innych (ogólna metryka)

Uwaga:
Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, jednostka (jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne) jest zobowiązana przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).

Kopie przekazanych do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych płatnik składek obowiązany jest przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, natomiast kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek obowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia przekazania do ZUS - w formie papierowej lub elektronicznej.

Podsumowanie zalet systemu DocArch:

• zmniejszenie czasu niezbędnego na dotarcie do dokumentów,
• podwyższenie jakości obsługi klientów poprzez możliwość prześledzenia korespondencji z klientami,
• posiadanie ciągłego i natychmiastowego dostępu do przechowywanych dokumentów elektronicznych,
• udostępnianie dokumentów tylko uprawnionym osobom oraz wykonywanie określonych przez administratora czynności, co gwarantuje bezpieczeństwo systemu i bardziej efektywne korzystanie z informacji zawartych na zgromadzonych dokumentach.
• bezpieczeństwo systemu w oparciu o mechanizmy podpisu elektronicznego, znacznika czasu, technologii PKI
• minimalne ryzyko utraty informacji zapisanej w postaci dokumentu elektronicznego w związku z licznymi zabezpieczeniami w postaci systemu haseł i uprawnień dostępu oraz ciągłych kopii zapasowych
  
• ograniczenie powierzchni biurowej w wyniku przechowywania elektronicznych obrazów dokumentów na płytach CD lub dyskach komputerowych; Na 1 płycie CD-R można zapisać ok. 25 tys. obrazów dokumentów formatu A6 albo 600 tys. stron typowego maszynopisu, a nawet 1 mln typowych faktur z programu księgowego. Z danych wynika, że na 100 płytach CD-R można zarchiwizować ok. 2,5 mln obrazów dokumentów. W tradycyjnym archiwum taka liczba dokumentów papierowych zajęłyby powierzchnię nawet ok. 100 m2.

Podstawa prawna:

• Art. 70 § 1, art. 86 i art. 88 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
• Art. 74 ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
• Art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004 r. nr 39, poz. 353 z późn. zm.).
• Art. 36 ust. 8 oraz art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn: Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74)
• § 3 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze (Dz.U. nr 165, poz. 1197 z późn. zm.).