Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (Elektroniczny Obieg Dokumentów)

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją SIDAS (Elektroniczny Obieg Dokumentów) to oprogramowanie służące do zarządzania dokumentami, korespondencją, sprawami i poleceniami w urzędzie. System oparty jest o najnowocześniejsze technologie zapewniające skalowalność, bezpieczeństwo i dużą szybkość działania.

EZD SIDAS został napisany z myślą o administracji publicznej, jako docelowym odbiorcy tego rozwiązania. Podczas tworzenia systemu zaimplementowano szereg przepisów prawa jak i standardów wynikających z ustawy o informatyzacji, narodowym zasobie archiwalnym oraz ustawy o podpisie elektronicznym. Wszystkie nowe regulacje prawne i zmiany w przepisach są na bieżąco implementowane do systemu.

EZD jest najbardziej rozbudowanym modułem systemu SIDAS. Powstaje na bazie współpracy z klientami oraz analiz przeprowadzanych przez firmę Madkom i zewnętrznych specjalistów. Efektem naszych działań jest ciągłe wzbogacanie systemu w nowe funkcje i usprawnienia, przez co rosnące wymagania klientów w tym zakresie są na bieżąco zaspokajane.

Dzięki EZD SIDAS dokumenty są przesyłane do odpowiedniego użytkownika automatycznie, wraz z informacją o konieczności i sposobie ich przetwarzania. System zapewnia niezakłócony przepływ dokumentów przez poszczególne komórki urzędu.

EZD SIDAS umożliwia prowadzenie rejestrów kancelaryjnych pism przychodzących i wychodzących, spisów spraw, poleceń służbowych, umów, uchwał, zarządzeń, ewidencji dokumentów archiwalnych i dowolnych innych typów dokumentów czy spraw.

ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI

Zarządzanie zbiorami dokumentów prowadzone jest w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) zaś proces rozpatrywania wniosków, pism i wydawania decyzji odzwierciedla m.in. przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego. System ponadto umożliwia prowadzenie elektronicznego archiwum zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z 2002r., nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi.

BEZPIECZEŃSTWO

W każdym urzędzie ważne jest odpowiednie zarządzanie bezpieczeństwem dokumentów elektronicznych.
EZD SIDAS zapewnia, że ​​dostęp do systemu jest ograniczony tylko do użytkowników posiadających stosowne uprawnienia dostępu. System zapewnia wysokie bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów przy wykorzystaniu zaawansowanych mechanizmów uniemożliwiających ich przypadkowe i trwałe usunięcie czy niedopuszczalną podmianę dokumentu.

NAJWAŻNIEJSZE MODUŁY SYSTEMU

• Kancelaria - stanowi punkt podawczy i nadawczy zasilający system elektronicznego obiegu dokumentów pismami przychodzącymi jak i wychodzącymi z urzędu. Przyjmowane są wszystkie dokumenty bez względu na sposób ich dostarczenia.
• Dekretacja - kolejny etap obiegu pisma. Dekretacja w systemie elektronicznego obiegu dokumentów jest wielopoziomowa. Osoba dekretująca posiada szereg możliwości dekretacji oraz powiadamiania o przychodzącej korespondencji.
• Kierownik/Naczelnik/Dyrektor - zarządza sprawami rozpatrywanymi w podległej komórce organizacyjnej i/lub komórkach podległych. Pismo, które trafiło do kierownika bądź naczelnika prowadzącej sprawę komórki organizacyjnej jest kierowane z tego poziomu do merytorycznego pracownika.
• Referent - moduł umożliwiający merytoryczne rozpatrzenie sprawy. W komórce organizacyjnej referent przypisuje pismo w sprawie (inicjuje nową sprawę lub przypisuje do istniejącej w elektronicznym obiegu dokumentów). Sprawy są tworzone i numerowane zgodnie z Instrukcja Kancelaryjną oraz Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.

SIDAS EZD jest zintegrowany ze wszystkimi modułami systemu SIDAS poprzez brokera integracyjnego.