Elektroniczny Obieg Dokumentów DocFlow

System DocFlow został napisany z myślą o administracji publicznej jako docelowym odbiorcy tego rozwiązania. Podczas tworzenia systemu zaimplementowano szereg przepisów prawa jak i standardów wynikających z ustawy o informatyzacji, narodowym zasobie archiwalnym oraz ustawy o podpisie elektronicznym.

Elektroniczny Obieg Dokumentów jest najbardziej rozbudowanym modułem systemu DocFlow. Od wielu lat przy współpracy z Klientami powstają coraz bogatsze w funkcje i usprawnienia wersje systemu przez co rosnące wymagania klientów w tym zakresie są na bieżąco zaspokajane.
System umożliwia prowadzenie rejestrów kancelaryjnych pism przychodzących i wychodzących, spisów spraw, poleceń służbowych, umów, uchwał, zarządzeń, ewidencji dokumentów archiwalnych itp.

Zarządzanie zbiorami dokumentów prowadzone jest w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) zaś proces rozpatrywania wniosków, pism i wydawania decyzji odzwierciedla przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego. System ponadto umożliwia prowadzenie elektronicznego archiwum zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z 2002r., nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi.

Najważniejsze moduły Elektronicznego Obiegu Dokumentów DocFlow

• Kancelaria - stanowi punkt podawczy i nadawczy zasilający system elektronicznego obiegu dokumentów pismami przychodzącymi jak i wychodzącymi z urzędu. Przyjmowane są wszystkie dokumenty bez względu na sposób ich dostarczenia.
• Dekretacja- kolejny etap obiegu pisma. Dekretacja w systemie elektronicznego obiegu dokumentów jest wielopoziomowa. Osoba dekretująca posiada szereg możliwości dekretacji oraz powiadamiania o przychodzącej korespondencji.
• Kierownik/Naczelnik/Dyrektor - zarządza sprawami rozpatrywanymi w podległej komórce organizacyjnej. Pismo, które trafiło do kierownika bądź naczelnika prowadzącej sprawę komórki organizacyjnej jest kierowane z tego poziomu do merytorycznego pracownika.
• Referent - moduł umożliwiający merytoryczne rozpatrzenie sprawy. W komórce organizacyjnej referent przypisuje pismo sprawie (inicjuje nową sprawę lub przypisuje do istniejącej w elektronicznym obiegu dokumentów). Sprawy są tworzone i numerowane zgodnie z Instrukcja Kancelaryjną oraz Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.

Elektroniczny Obieg Dokumentów DocFlow w połączeniu z systemem DocArch stanowi spójne środowisko zarządzania dokumentami i sprawami.