Repozytorium Dokumentów

Repozytorium Dokumentów SIDAS może służyć do przechowywania dowolnych plików, które stanowią elektroniczne kopie dokumentów papierowych jak również pliki multimedialne, nagrania rozmów telefonicznych, zdjęcia i dokumenty elektroniczne. System stworzony jest do archiwizacji zasobu papierowego podlegającego po określonym czasie przechowywania brakowaniu lub przekazywaniu do Archiwum Państwowego.

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) wprowadziła zmiany w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach umożliwiające archiwizowanie dokumentów elektronicznych. W celu zachowania i należytego przechowywania wszystkich dokumentów odzwierciedlających przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, będą one podlegać ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym. System ma stanowić dla dokumentów elektronicznych ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego, czy też składnicy akt.

Wyszukanie danych archiwalnych zgromadzonych na papierze może trwać od kilku minut do kilku dni w zależności od umiejscowienia archiwum i okresu przechowywania szukanego dokumentu, podczas gdy w archiwum elektronicznym odnalezienie określonego dokumentu liczone jest w sekundach.

Dzięki trwałości zapisu obrazów dokumentów na maszynowych nośnikach informacji (w zależności od stosowanej technologii wynoszącej od 100 do nawet 300 lat) mogą być one odporne zarówno na pole magnetyczne, promieniowanie Roentgena czy wodę. Małe rozmiarowo nośniki mogą być umieszczane w szafach odpornych termicznie, mechanicznie itp., a jednocześnie rozmiary tych nośników ułatwiają sprawne dokonanie ewakuacji, jeżeli zajdzie taka potrzeba.

Funkcjonalnie w systemie można prowadzić następujące archiwa dokumentów:

• elektroniczne archiwum dokumentów rozliczeniowych,
• elektroniczne archiwum dokumentów księgowych (w tym e-faktur),
• elektroniczne archiwum dokumentów kredytowych,
• elektroniczne archiwum dokumentów kadrowych,
• elektroniczne archiwum bankowych kart wzorów podpisów,
• elektroniczne archiwum aktów prawa lokalnego
• elektroniczne archiwum dokumentów ubezpieczeniowych.
• elektroniczne archiwum dokumentów innych (ogólna metryka)

Akty prawne:

1. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999r., Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.),
2. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. z 1998 r. Nr 160, poz. 1074 z późn. zm.)
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 1960r, nr 30, poz. 168 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
4. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005r., nr 64, poz. 565 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
5. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2002r., nr 101, poz. 926 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
6. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z 2002r., nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
7. Ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (tj. Dz. U. z 2005r., Nr 190, poz. 1606 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
8. Ustawa z dnia 6 września 2001 o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r., Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
9. Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001r., Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
10. Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. z 2001 r., nr 128, poz. 1402 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
11. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r., nr 144, poz. 1204 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
12. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 212, poz. 1766)
13. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz. U. z 2005r., Nr 214, poz. 1781)
14. Rozporządzenia MSWiA w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2006r., Nr 206, poz. 1517) - wchodzi w życie 18 maja 2007r.
15. Rozporządzenia MSWiA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006r., Nr 206, poz. 1518) - wchodzi w życie 18 maja 2007r.
16. Rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006r., Nr 206, poz. 1519) - wchodzi w życie 18 maja 2007r.
17. Rozporządzenia MSWiA w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2006r., Nr 227, poz. 1664) - wchodzi w życie 12 czerwca 2007r.
18. Art. 70 § 1, art. 86 i art. 88 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
19. Art. 74 ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
20. Art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004 r. nr 39, poz. 353 z późn. zm.).
21. Art. 36 ust. 8 oraz art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn: Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74)
22. § 3 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze (Dz.U. nr 165, poz. 1197 z późn. zm.).